চিঠি লেখার নিয়ম তোমরা আগেই শিখেছ। ইমেইল অনেকটা সেরকমই, শুধু কাগজের বদলে স্ক্রিনে — আর কয়েকটা অংশ আলাদা।
পরীক্ষায় ইমেইল লিখতে দিলে অনেকে সরাসরি বিষয়বস্তু লিখে ফেলে। কিন্তু ইমেইলের একটা নির্দিষ্ট চেহারা আছে, আর নম্বরের একটা অংশ ওই চেহারার জন্যই বরাদ্দ।
ইমেইলের অংশগুলো
To — যাকে পাঠাচ্ছ তার ইমেইল ঠিকানা।
Subject — কী নিয়ে লিখছ, খুব সংক্ষেপে। এক লাইনের কম। এই অংশটা অনেকে বাদ দিয়ে দেয়, অথচ এটাই সবচেয়ে সহজ নম্বর।
Salutation — সম্বোধন। Dear Sir, Dear Rifat — এরকম।
Body — মূল কথা। তিনটা ছোট অনুচ্ছেদ।
Closing — বিদায়। Yours sincerely বা Your loving friend, তারপর নিচের লাইনে নিজের নাম।
Formal নাকি Informal
দুই রকম ইমেইল হয়, আর কোনটা লিখছ সেটার ওপর ভাষা বদলায়।
Formal — প্রধান শিক্ষক, অফিস, অচেনা কাউকে। ভাষা ভদ্র ও গোছানো। শেষে Yours sincerely বা Yours faithfully।
Informal — বন্ধু, ভাই-বোন, আত্মীয়। ভাষা সহজ, একটু ঘরোয়া। শেষে Your loving friend বা Yours ever।
বন্ধুকে লেখা ইমেইলে “Yours faithfully” লিখলে অদ্ভুত শোনায় — অনেকটা বন্ধুকে “জনাব” বলার মতো।
একটা নমুনা দেখো
Write an email to your friend telling him about your new school.
To : rifat.hasan24@example.com
Subject : My new school
Dear Rifat,
Hope you are well. I have some news for you. Last month my father was transferred to Rangpur, so our whole family had to move here. I have joined a new school in this town.
My new school is much bigger than our old one. There is a science laboratory, a computer room and a large playground. My classmates are friendly and they helped me a lot in the first week. My English teacher is very helpful too. He lets us ask questions after every class. Still, I miss our old classroom and the cricket matches we played every Thursday afternoon.
Please write to me about your school and our friends. Tell me who is the new class captain this year. Give my regards to your parents.
Your loving friend,
Sabbir
নমুনাটা লক্ষ্য করো
Subject লাইনটা মাত্র তিন শব্দের। ইমেইলে Subject ছোট হওয়াই নিয়ম — পুরো ঘটনা ওখানে লেখার দরকার নেই।
Body-তে তিনটা অনুচ্ছেদ, আর প্রতিটার আলাদা কাজ আছে। প্রথমটায় খবর, দ্বিতীয়টায় বিস্তারিত, তৃতীয়টায় উত্তর চাওয়া। এই তিন ধাপ প্রায় সব ইমেইলেই খাটে।
আর বন্ধুকে লেখা বলে ভাষাটা সহজ — “Hope you are well”, “I miss our cricket matches”। শিক্ষককে লিখলে এভাবে লেখা যেত না।
কত বড় লিখবে
অষ্টম শ্রেণিতে ১৩০ থেকে ১৫০ শব্দ। উপরের নমুনাটা প্রায় ১৪০ শব্দের।
এই শব্দসংখ্যায় পৌঁছানোর সহজ উপায় হলো তিনটা অনুচ্ছেদ রাখা — প্রথমটা ছোট, মাঝেরটা বড়, শেষেরটা ছোট। মাঝের অনুচ্ছেদেই বেশিরভাগ কথা থাকবে।
তবে অকারণে লম্বা কোরো না। ইমেইলের ধরনই হলো সংক্ষেপে কাজের কথা বলা, আর একই কথা ঘুরিয়ে লিখলে নম্বর কাটা যায়।
যেসব ভুল সবচেয়ে বেশি হয়
Subject না লেখা। সবচেয়ে সাধারণ ভুল, আর সবচেয়ে সহজে এড়ানো যায়। মূল লেখা শুরু করার আগেই Subject লিখে ফেলো।
Subject-এ পুরো বাক্য লেখা। “I want to tell you about my new school which I have joined recently” — এত বড় নয়। তিন-চার শব্দই যথেষ্ট।
নিজের নাম না লেখা। Closing-এর পর নিজের নাম আলাদা লাইনে লিখতে হবে।
Formal ও informal মিশিয়ে ফেলা। শুরুতে “Dear Sir” লিখে শেষে “Your loving friend” — এমনটা হয় না। শুরু আর শেষ একই ধরনের হতে হবে।
পুরোটা এক অনুচ্ছেদে লেখা। ছোট ছোট অনুচ্ছেদে ভাগ করো, পড়তে সুবিধা হয়।
এখন নিজে চেষ্টা করো
এই দুটোর যেকোনো একটা লেখো, ১৩০ থেকে ১৫০ শব্দে —
১. Write an email to your friend inviting him to your birthday party. (informal)
২. Write an email to your headmaster asking for leave for two days. (formal)
দ্বিতীয়টা লিখলে ভাষার দিকে খেয়াল রেখো — শিক্ষককে লিখছ, বন্ধুকে নয়। আর দুটো ক্ষেত্রেই লেখা শেষে একবার দেখে নাও Subject আর নিজের নাম আছে কিনা। এই দুটো বাদ পড়াই সবচেয়ে বেশি হয়।